Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
GARANTÍA LEGAL DE AUTORIZACIÓN PREVIA, EXPRESA E INFORMADA
En estricto acatamiento de las disposiciones dictadas por la Ley 1581 de 2012 y la jurisprudencia de la Corte Constitucional, nuestro sistema informático y canal oficial de WhatsApp no almacenará, procesará, analizará ni retendrá ninguna consulta o dato personal del usuario hasta que el titular haya manifestado su consentimiento expreso, previo e inequívoco mediante el envío de la palabra “ACEPTO” o la selección de la opción interactiva de aceptación en su dispositivo.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Centro de Atención Estudiantil (CAE), unidad académico-administrativa adscrita a la Universidad, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales suministrados por estudiantes, aspirantes y miembros de la comunidad universitaria a través de nuestros canales de asistencia digital y telefonía automatizada.
La recolección y tratamiento se rigen por el principio constitucional de habeas data (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia), garantizando la intimidad personal y el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones registradas en bases de datos e archivos institucionales.
2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La información suministrada por el titular (incluyendo número de teléfono móvil, nombre de identificación e historial de consultas) será utilizada única y exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
- Gestión de Trámites Universitarios: Atender, orientar y tramitar solicitudes relacionadas con admisiones, matrículas financieras y académicas, calendario universitario, constancias de estudio y certificados de notas.
- Asistencia Humana Especializada: Transferir y coordinar las sesiones de soporte con secretarías y asesores institucionales cuando el caso requiera intervención humana directa.
- Clasificación Semántica y Automatización: Analizar el contenido de las consultas mediante tecnologías de Inteligencia Artificial para determinar el tema académico y optimizar los tiempos de respuesta.
- Auditoría y Continuidad del Servicio: Almacenar el registro histórico de comunicaciones para auditar la calidad en el servicio del CAE y asegurar la continuidad en el seguimiento de trámites en curso.
3. DERECHOS CONSTITUCIONALES Y ARCO DE LOS TITULARES
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a ejercer las facultades ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición):
a) Derecho de Acceso
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, así como a consultar el registro completo de sus interacciones con el sistema.
b) Derecho de Rectificación
Solicitar la actualización o corrección de sus datos cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error en el trámite estudiantil.
c) Derecho de Cancelación (Supresión)
Solicitar la supresión inmediata y definitiva de su número telefónico e historial de chat de nuestros servidores cuando considere que no se requieren para los fines académicos autorizados.
d) Derecho de Oposición y Revocatoria
Oponerse al tratamiento o revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el uso de sus datos en el canal automatizado de WhatsApp.
4. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS Y EL DERECHO AL OLVIDO
Para ejercer cualquiera de sus derechos ARCO, el estudiante o titular podrá enviar una solicitud directa escribiendo a través de la misma línea oficial de WhatsApp o comunicándose con la Secretaría del Centro de Atención Estudiantil (CAE).
5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD
La Universidad y el CAE aplican las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los datos en las bases de datos operan bajo protocolos de cifrado y controles de acceso basados en roles institucionales (Row Level Security), limitando el acceso exclusivamente a funcionarios encargados del soporte estudiantil.
6. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y BASES DE DATOS
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación oficial. Las bases de datos se mantendrán vigentes durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades académicas y el ciclo de vida del estudiante en la Institución, o hasta que el titular solicite su supresión.